Bu yazımda yurtdışı ticari heyet toplantılarına üst düzey alıcıların katılımını sağlamak için kullandığım bazı özendirici tekniklerden örnekler veriyorum.
Eğer yurtdışına bir ticari heyet organize etmişseniz, heyet toplantılarına yüksek nitelikli katılımcıları çekmek için neler yapabileceğiniz konusu az çok kafanızı yormuştur. Şu ana kadar çalıştığım ticari heyet projelerinde iş yapma potansiyeli yüksek kalabalıkları heyet toplantılarına çekebilen etkinliklerin tanıtım faaliyetlerine en fazla özeni gösteren organizasyonlar olduğunu gördüm.
Sektörel ticaret heyetleri, ihracatçılara yeni pazarlarda kilit ticari bağlantılar kurma noktasında önemli fırsatlar sunuyor. Ancak pek çok heyet çalışmasının, yetersiz tanıtım ve karşı taraftaki firmaları heyet toplantılarına çekecek özendirici unsurların yokluğundan dolayı başarısız olduklarını görüyoruz. Bu yazımda, kendi deneyimlerimden hareketle, sektörel ticari heyet toplantılarını hedef pazarlarda faaliyet gösteren şirketlerin bir bölümü için mutlaka katılınması gereken etkinliklere dönüştürecek bazı özendirici unsurlardan örnekler vereceğim.
Özensiz Tanıtım Başarıyı Perdeler
Sektörel ticaret heyetlerinin tanıtımı çoğu zaman, hedef pazarda işbirliği yapılan ticaret odalarının, üyelerine gönderdikleri ruhsuz e-posta mesajlarıyla sınırlı kalıyor. Bu eposta mesajları, hedef kitleye etkinliğe katılmak için herhangi bir neden sunmadan etkinliği duyurmaktan ve katılımcıların bir listesini vermekten daha fazla bir şey yapmıyor. Tanıtımı bu şekilde yapılan heyetlere katılım ise olduka sınırlı kalıyor. Gelenler genelde alıcılardan ziyade katılımcılara bir ürün ya da hizmet satmak isteyen şirketler oluyor heyetin kendisi ise iş adamlarının katıldığı gösterişli bir turistik gezi olmanın ötesine geçemiyor.
En Önemli Göreviniz: Çekici Bir Değer Önerisi Hazırlamak
Değer öneriniz, davet ettiğiniz her işletme sahibinin kendisine soracağı çok basit bir sorunun cevabıdır: "Bundan bana ne fayda var?" Eğer bir alım heyeti organize ediyorsanız sunduğunuz fayda açıktır: Hedef pazardaki tedarikçiler oraya götürdüğünüz alıcılarla buluşturmak. Ancak heyet çalışmaları genellikle ihracatı teşvik etmeyi amaçlıyor ve göreviniz hedef pazardaki potansiyel alıcıları oraya götürdüğünüz satıcılarla toplantı masasına oturtmak oluyor. Bu çalışma daha incelikli bir yaklaşım gerektiriyor.
Hedef Pazardaki Alıcıları Toplantılarınıza Çekmek
Farklı pazarlarda organize edilen ticari heyetler konusunda deneyim sahibi bir ticari eşleştirme uzmanı olarak, hedef ülkedeki potansiyel alıcıları heyet toplantılarına getirmekte özendirici unsurların hayati bir rol oynadığını düşünüyorum. Kendi çalışmalarım için kullandığım tekniklerden bazılarını bu yazıda örnek olarak listeledim. Bu stratejilerin, toplantı programlarına yüksek kaliteli bir izleyici kitlesi çekmek isteyen her ticari heyet organizatörü tarafından kullanılabilecek değerli araçlar olduklarına inanıyorum. Tanıtım yaklaşımımızı bu kanıtlanmış özendirici unsurlarıyla zenginleştirerek, organize ettiğiniz sektörel ticari heyetlerin çekim gücünü ve dolayısıyla başarısını önemli ölçüde artırabilir, verimli birer ticari eşleştirme platformu olarak potansiyellerini gerçekleştirmelerini sağlayabilirsiniz.
İşe Katılımcılarınızla Başlayın
Ticari Heyetlerin tanıtımı konusunda ilk tavsiyem, katılımcılarınızın en değerli varlıklarınız olduğunu kabul ederek çalışmalarınıza katılımcılarınızdan başlamanızdır. Neticede, heyetinizin hedef pazardaki işletmelere sunduğu en önemli değer katılımcılarınızdır. Katılımcılarınızın sundukları ürün ve hizmetler, referansları ve beklentileri hedef pazara sunduğunuz değer önerisinin özünü oluşturur. Bu nedenle, her katılımcının ayrıntılı bir şekilde incelenmesi sadece faydalı değil aynı zamanda gereklidir.
Katılımcılarınız hakkında kapsamlı bir araştırma yapmaya hazır ve istekli olmalısınız. Bu görev, aşağıdaki hususlarda derinlemesine bir inceleme yapmanızı gerektirir:
• Katılımcılarınızın ürettiği ürün ve hizmetler
• Şirket Tarihçesi: Heyetinizdeki katılımcı firmaların şu ana kadarki evrimleri hakkında karşı tarafa fikir verecek bilgiler.
• Geçmiş Başarılar: Katılımcılarınızın güvenilirlik ve sektörel uzmanlıkların altını çizen başarıların ve önemli referansların vurgulanması.
• Dikkate Değer Faaliyetler: İlgi çekebilecek ve haber değeri olan her türlü dikkate değer faaliyet, iş birliği veya yenilik.
Bu bilgilerin çoğu katılımcıların web sitelerinden toplanabilse de, araştırmanızı katılımcılarınızla ilgili haber makalelerini ve Google aramalarını içerecek şekilde genişletmek, tanıtım faaliyetlerinize yön verebilecek değerli bilgiler ortaya çıkarabilir. Bir ticari eşleştirme uzmanı olarak benim araştırmalarım, katılımcıların sektörel faaliyet kodlarını (NACE vb.), ürettikleri ürünlerin GTİP kodlarını ve hedef pazarda bir araya gelmek istedikleri potansiyel müşteri bilgilerini de kapsar. Ancak ticari heyetin tanıtım çalışmaları açısıdan yukarıda listelediğim bilgiler yeterli olacaktır.
Heyet Toplantılarına Katılımı Özendirici Teknikler:
Aşağıda size daha önce çalıştığım ticari heyetlerin çekim gücünü arttırmada etkili olduğu kanıtlanmış bazı temel tanıtım tekniklerini listeliyorum:
• Numune Dağıtımı: Katılımcılarınız hedef pazardaki potansiyel alıcılara dağıtmak üzere numune getireceklerse bunu önden duyurmanız karşı taraftaki firmalar nezdinde somut bir ilgi oluşturmakta faydalı olacaktır. Eşleştirme çalışmalarını gerçekleştirdiğim bir Güney Kore heyetindeki katılımcılardan birisi, pahalı bir test cihazını bir Türk firmasına denenmek üzere teslim etmişti. Türk firması bu cihazı kullanarak önemli projeler için teklif verme şansı yakaladı.
• Yeni Teknolojiler: Hedef pazar için yeni teknolojiler veya ürünler sunan katılımcıların sergilenmesi, güçlü bir çekim işlevi görebilir. Bu yenilikler tanıtım malzemelerinde belirgin bir şekilde öne çıkarılabilir. Havadaki nemi ayrıştırarak suya dönüştüren ve bu yolla günde 200 litreye kadar su temin edebilen bir cihazı tanıtım çalışmalarında ön plana çıkartarak Orta Doğu ülkelerinden birisini ziyaret eden bir Malezya Heyeti için dikkate değer bir talep oluşturabilmiştim.
• Katılımcılarınızın Tecrübe ve İş Bilgilerini (Know-how) Vurgulamak: Katılımcılarınızın tecrübe ve teknik bilgileri, hedef ülkedeki sektör temsilcilerini heyet toplantılarınıza çekmekte etkili olabilir. Örneğin; “Türkiye’nin En Büyük Güvenlik Sistemleri Üreticisi Perakende Mağazalarında Sıfır Hırsızlığı Nasıl Garanti Ediyor?”
• Başarı Öykülerinin Öne Çıkarılması: Katılımcılarınızın geçmiş başarılarını ve referanslarını kullanmak ziyaretçilerin ilgisini çekebilir. Eğer global tanınırlığı olan bir projede yer almış bir katılımcınız varsa, ondan küçük bir sunum yapmasını isteyebilirsiniz: Mesela; “James Bond Filmlerinin Kostüm Tasarımcısından Stil Tavsiyeleri”
• Yan Etkinlikler: Çalıştay ve seminer gibi yan etkinlikler ilave networking fırsatları sunarak ticari heyetinizin değerini önemli ölçüde artırabilir. Örneğin; gıda sektörü Heyetleri, "Tadım Günleri" düzenleyerek hedef alıcı grupları arasında ilgi yaratabilir; moda veya tekstil heyetleri bu amaçla mini defileler düzenleyebilir. Hemen hemen her sektörden ticari heyet için benzer yan etkinlik konseptleri kurgulanabilir.
• VIP Katılımcılar: Hedef pazardan VIP'lerin potansiyel katılımı, etkinliğin profilini yükseltir ve yerel işletmeler için kaçırılmaması gereken bir fırsat haline gelebilir. Her ticari heyete Bakan, Vali veya Büyükelçilerin katılımı sağlayamayabilirsiniz ancak önde gelen şirketlerin üst düzey yöneticileri veya sektör ünlüleri de VIP katılımcılar olarak sunulabilir. Eğer vaktiniz varsa ticari heyetinizin doğru VIP'ler tarafından karşılanmasını sağlamak için biraz zaman ve çaba harcamak iyi bir fikir olabilir.
• Konuşmacı Davetleri: Önemli alıcıları veya VIP'leri ticari heyetinizle eşzamanlı olarak düzenlenen yarım günlük bir seminere veya çalıştaya davet etmek, kilit bağlantı ve kanaat önderlerini etkinliğinize çekmenize yardımcı olabilir ve ticari heyetinizi tanıtmak için önemli fırsatlar sunabilir. Ticari fırsatlar ya da networking olanaklarına çok fazla önem vermeyen bir çok önemli kişi bir etkinlikte konuşmanın yol açacağı tanıtım olanaklarından istifade etmek isteyebilirler. Bu doğrultuda potansiyel hedefler: Ticaret Odası Başkanları, Birlik ve Dernek Yöneticileri, Ticareti Geliştirme Ajanslarının Başkanları ve hedef pazardaki önemli alıcıların üst düzey yöneticileridir. Orta Doğu'daki ticari heyet çalıştaylarımızdan birisinde ağırladığımız, büyük bir kamu hizmeti kuruluşunun üst düzey satın alma yöneticisinin etkinliğin tanıtımına ve katılımcı memnuniyetinin artmasına önemli katkısı olduğunu hatırlıyorum.
• Hediyeler: Ücretsiz fuar biletlerinden, çekilişle dağıtılan elektronik eşyalara kadar hediyelerin stratejik kullanımı, heyetin hedefleri ve hedef ülkedeki geleneklerle uyumlu olması şartıyla katılımı teşvik edebilir. Ticari bir değeri olan her şey hediye olarak kullanılabilir. Çok basit bir örnek: Dubai'deki EXPO 2020 etkinliği süresince Malezya Pavilyonunun ticari eşleştirme çalışmalarını yürüten ekibin bir parçasıydım. 6 ay boyunca 26 ticari heyet için yüzlerce B2B görüşme planladık. B2B görüşmelerine davet ettiğim firmalara bir günlük ücretsiz EXPO girişi sunuyordum. Görüştüğüm yöneticilerin çoğunun etkinlik için sezonluk biletleri olmasına rağmen, birisinin ayırdıkları vakit için onlara değerli bir şey teklif ettiğini duymaktan mutlu oldular. Çok az firma toplantılara katılmayı reddetti.
Önemli Uyarı: Katılımcılarınızın görüştükleri firmalara dağıttığı ajanda, kalem, çakmak, anahtarlık gibi promosyon malzemelerinin duyurusunu basın bültenlerinde yapmak sizi ucuz gösterir. Yapmayın.
Yukarıda saydıklarım ticari heyetinizi hedef ülkedeki firmalar nezdinde daha çekici ve etkili kılmak için kullanabileceğiniz tekniklerden sadece birkaçıydı. Biraz yaratıcılık ve hayal gücüyle farklı sektörlerden ticari heyetler için benzer birçok taktik geliştirilebilir. Önemli olan kalıpların dışında düşünmek ve hedef kitlenizi gerçekten neyin motive ettiği hakkında bir fikir sahibi olmaktır. Ancak en önemli konu tanıtım çalışmalarını planlarken katılımcılarınızla işbirliği içerisinde hareket etmektir.
Bir Sonraki Adım: Halkla İlişkiler Çalışmaları
Yukarıda sunduğum tavsiyeler, sektörel ticaret heyetlerin hedef pazardaki potansiyel alıcılar nezdindeki çekiciliğini arttırmak için gerekli olan çok yönlü bir yaklaşıma işaret etmektedir. Buradaki öneriler hemen her sektöreden sektörel ticaret heyetleri için uygulanabilir. Ancak bu teşvik unsurlarının hedef pazardaki potansiyel alıcılara doğru bir zamanlamayla duyurulması da en az bu uygulamaları tasarlamak kadar önemlidir.
Bir sonraki yazımda "Ticari Heyetlerin Tanıtımında Kullanılabilecek Halkla İlişkiler Teknikleri" ni derinlemesine inceleyerek heyetimizi bütçe imkanları doğrultusunda hedef pazardaki en geniş kitleye nasıl duyurabileceğimizle ilgili bazı önerilerde bulunacağım.
Comments